יצירת קבוצה בארגון

1. במסוף Google Admin, לוחצים על סמל התפריט ספרייה קבוצות.

   מעבר אל "קבוצות Google"

   לשם כך נדרשת הרשאת אדמין בקבוצות.

2. למעלה, לוחצים על יצירת קבוצה.
3. מזינים את הפרטים הבאים:

   פרטי הקבוצה	תיאור
   שם הקבוצה	כאן כותבים שם שישמש לזיהוי הקבוצה ברשימות ובהודעות. תוכלו להיעזר בהנחיות האלה: האורך המקסימלי של השמות הוא 73 תווים. כדאי לתת שם שקל להבין ממנו מה מטרת הקבוצה. בקבוצות שיוצרים במסוף Google Admin, אסור להשתמש בסימן השוויון (=) או בסוגריים (<,>). אפשר להשתמש בתווים האלה רק בקבוצות שיוצרים ב-groups.google.com.
   כתובת האימייל הקבוצתית	כאן מזינים את כתובת האימייל של הקבוצה. אם מופיע יותר מדומיין אחד, בחרו את הדומיין המתאים מהרשימה. חשוב להקפיד על ההנחיות הבאות: כתובות אימייל יכולות להכיל עד 63 תווים. המכסה הזו לא כוללת את החלק של הדומיין בכתובת, כמו ‎ @gmail.com. חלק מהמילים שמורות ואי אפשר להשתמש בהן לכתובות אימייל. לצפייה במילים שמורות חלק מהמילים שמורות ואי אפשר להשתמש בהן לכתובות אימייל. פרטים נוספים זמינים במאמר באילו מילים אי אפשר להשתמש לכתובות אימייל. אם אתם יוצרים את הקבוצה בחשבון לצורכי עבודה או בחשבון בית ספרי, יכול להיות שכתובת האימייל שלכם תכלול סיומת, כמו ‎-user-created. לדוגמה, אם שם הקבוצה הוא training, כתובת האימייל בפועל יכולה להיות training-user-created@your_domain.
   תיאור	אם רוצים, אפשר להוסיף פרטים לעמוד המידע של הקבוצה, ולכתוב למשל מה מטרתה או למה היא משמשת. אפשר גם להוסיף פרטים על חברי הקבוצה, התוכן שלה, תשובות לשאלות נפוצות, קישורים שרלוונטיים לקבוצה וכו'. בקבוצות שיוצרים במסוף Google Admin, אסור להשתמש בסימן השוויון (=) או בסוגריים (<,>). אפשר להשתמש בתווים האלה רק בקבוצות שיוצרים ב-groups.google.com.
   בעלי הקבוצה	(אופציונלי) כדי להוסיף משתמשים שיקבלו את תפקיד הבעלים של הקבוצה, מחפשים את השם או כתובת האימייל ובוחרים אותם.

4. לוחצים על הבא.
   
5. (אופציונלי) כדי להוסיף את תווית האבטחה לקבוצה, מסמנים את התיבה אבטחה. מידע נוסף על קבוצות אבטחה
6. לוחצים על הבא.
7. בוחרים את סוג הגישה לקבוצה: ציבורית, צוות, הודעות בלבד או מוגבלת.
   כל סוג כולל הרשאות מוגדרות מראש לבעלי הקבוצה, למנהלים ולחברים, וגם הגדרה אם הקבוצה פתוחה לכל הארגון או לאנשים מחוץ לארגון.
8. (אופציונלי) כדי להתאים אישית את הגדרות הגישה, לוחצים על התאים בטבלה כדי לבחור או לבטל את הבחירה באפשרות. אם משנים אפשרות כלשהי, סוג הגישה של הקבוצה משתנה למותאם אישית.
   בטבלה הבאה מפורטים תיאורים של ההגדרות:

   הגדרה	תיאור
   הגדרות גישה	קובעים מה אנשים יכולים לעשות בקבוצה. אפשר גם להגדיר הרשאות מבוססות-תפקידים לקבוצה ב'קבוצות Google' בכתובת groups.google.com. מידע נוסף על תפקידים בקבוצות הקטגוריה 'חיצוניים' כוללת את כל מי שלא שייך לארגון שלכם. אנשים מחוץ לארגון יכולים להיות חברים בקבוצה או לא להיות חברים בה. למי יש אפשרות לפנות לבעלים של הקבוצה – ההגדרה הזו קובעת למי יש אפשרות לשלוח אימייל ישירות לבעלים של הקבוצה. מי יכול לראות את השיחות – מגדיר מי יכול לראות את השיחות שפורסמו בקבוצה. אנשים שלא חברים בקבוצה ומחוץ לארגון (חיצוניים) יכולים לראות את השיחות רק אם אפשרויות השיתוף של Groups for Business מוגדרות לציבורי באינטרנט. מי יכול לפרסם פוסטים – הגדרה שקובעת מי יכול לפרסם הודעות בקבוצה. מי יכול לראות את רשימת החברים – מגדיר מי יכול לראות את רשימת החברים בקבוצה. מי יכול להצטרף לקבוצה – מגדיר מי יכול להוסיף אנשים, להזמין אנשים ולאשר בקשות להצטרפות לקבוצה.
   מי יכול להצטרף לקבוצה	בוחרים איך להוסיף אנשים לקבוצה: כל מי שבארגון יכול לשלוח בקשה – אנשים בארגון צריכים לשלוח בקשה ולקבל אישור כדי להצטרף לקבוצה. כל מי ששייך לארגון יכול להצטרף – אנשים בארגון יכולים להוסיף את עצמם לקבוצה ישירות. רק משתמשים מוזמנים – אנשים יכולים להצטרף לקבוצה רק אם הם הוזמנו.
   אפשר לצרף לקבוצה משתמשים מחוץ לארגון	במסוף Admin, אתם יכולים לבחור אם אדמינים, משתמשים או גם אדמינים וגם משתמשים יכולים להוסיף חברים מחוץ לארגון לקבוצה. הפעלת ההגדרה הזו מוסיפה באופן אוטומטי הודעה לביטול הרשמה לכותרת התחתונה של הודעות אימייל שנשלחות לחברים בקבוצה שהם לא מהארגון. כדי להסיר את ההודעה, משביתים את ההגדרה הזו.

9. לוחצים על הבא.
10. (אופציונלי) כדי להגביל את האפשרות להצטרף לקבוצה, בוחרים באפשרות הגבלת החברות ומוסיפים את תנאי השאילתה. מידע נוסף על הגבלת החברות בקבוצות
11. לוחצים על יצירת קבוצה.
12. ממשיכים לשלבים הבאים כדי להוסיף חברים לקבוצה.

הוספת כמה משתמשים

1. לוחצים על סמל הוספת חברים .
2. לוחצים על הוספת חברים.
3. למשתמשים או לקבוצות, מזינים את התווים הראשונים בכתובת האימייל ובוחרים אותה.
4. לחשבונות שירות, מזינים את כתובת האימייל המלאה.
5. חוזרים על השלבים הקודמים לפי הצורך.
6. לוחצים על הוספה לקבוצה.

לכל החברים החדשים יוקצה התפקיד 'חבר קבוצה' ומינוי לכל האימיילים.

הוספה של הרבה משתתפים בבת אחת

כדי להוסיף הרבה חברים, אפשר לנסות אחת מהשיטות הבאות:

• בחירת חברים מרשימת המשתמשים
• להעלות חברים בקבוצה מתוך קובץ CSV
• הוספת קבוצות אחרות לקבוצה
• איך מצרפים את כל המשתמשים בארגון לקבוצה

איך מזמינים אנשים להצטרף

רוצים לאפשר למשתמשים להצטרף לקבוצה? אפשר לשלוח להם הזמנה. אם הם יאשרו את ההזמנה, הם יתווספו לקבוצה.

כדי להזמין אנשים להצטרף לקבוצה, פועלים לפי השלבים במרכז הלמידה בנושא הזמנה של משתמשים באימייל.